（Why）為什麼需要一個知識系統？解決了你日常使用情境的哪些問題？

我在今年1月份開始使用GTD系統來計畫整個團隊的專案及行動任務的部分。一開始使用時整體是不錯的，到後來當專案越來越多時，我發現團隊使用起來沒那麼順暢，主要是GTD的基礎狀態有很多模糊不清的狀態如：追蹤清單、可能清單，這導致了我的團隊們在設計專案任務時不曉得要把任務放在哪個狀態，而且界面太多，不同的资料散落在不同的区域。這週上了PAI系統後，我第一個想到的就是改善我目前使用的GTD系統，好讓我的團隊在設計專案任務時更加清晰易懂！

<aside> <img src="/icons/light-bulb_gray.svg" alt="/icons/light-bulb_gray.svg" width="40px" /> 以其說是知識系統，我比較想把PAI系統成為專案系統，因為它不僅僅是知識的管理，還可以運用到其他的管理系統中

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（How）如何產出這套知識系統？

1、首先，我在設計上先把我平日的專案種類分類出來，把這些分類做成 Table 以方便我做 Relation 來統計（如圖下）

<aside> <img src="/icons/checkmark_gray.svg" alt="/icons/checkmark_gray.svg" width="40px" /> 每個專案種類都附上基本簡介以方便團隊進行分類

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2、把不同的季度也做了個 Table 以方便我做 Relation 來統計（如圖下）

季度分清楚了就能統計每個季度總共有多少個活動

<aside> <img src="/icons/checkmark_gray.svg" alt="/icons/checkmark_gray.svg" width="40px" /> 我在製作不同的系統時，都會優先考慮需要統計的數據，然後才製作屬性欄位，這樣的話，我之後要做 rollup 或 relation 時都會比較方便！

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3、把要統計的數據都整理好後，就可以開始細分不同的屬性欄位（如圖下）

• 狀態：清楚看到專案是否在進行中
• 專案期間：如果是一天的活動，我就會放活動當天的時間；如果是一整個月的活動則放時間線
• 專案完成度：做了一個 Percentage Bar，看到完成率越來越接近完成時會很有動力！
• 重要性：這個可以方便我區分那個活動比較重要，需要多放點心思，也會把更多的時間留給 ⭐⭐⭐ 的活動
• 推廣管道：因為負責推廣線上線下的負責人不同，所以有特意區分出來，無需推廣的選項也可以讓他們不必為此專案做任何推廣。