<aside>
<img src="/icons/thumbs-up_purple.svg" alt="/icons/thumbs-up_purple.svg" width="40px" /> **高級作業思路撰寫要點：**運用 WHW 黃金圈 架構幫助思考
- （
Why）為什麼需要一個知識系統？這能解決了你日常使用情境的哪些問題？
- （
How）你如何使用這套 PAI 知識系統？
- 你是怎麼拆解專案 → 行動任務的？
- 你針對不同資料庫，簡化、新增了哪些屬性欄位，用途是？
- 你怎麼運用不同的檢視方式，來幫助你更好達成特定的目的？
- （
What）如果你現在要向別人說明這個系統的使用流程步驟，你會怎麼做？
- 你的知識系統，有哪些課程中沒提到的區塊或設計？
- 說明你從「建立專案」到「任務行動」、「事後復盤」的步驟和流程
<aside>
<img src="/icons/light-bulb_purple.svg" alt="/icons/light-bulb_purple.svg" width="40px" /> 可以將我們給的思路框架，優化成自己版本的作業思路
</aside>
</aside>
第一次迭代
（Why）為什麼需要一個知識系統？解決了你日常使用情境的哪些問題？
我計劃運用 PAI 系統來打造一個行銷團隊的協作系統
進行五大目標 專案管理、行動任務分派與追蹤、資訊收集、知識萃取、文檔建置
- 目前公司的行銷工作為一人執行，以現階段人員配置負荷量大，事情一多容易困在每件事情都卡一半的狀態，也會容易迷失目標
待改善方向：
▷ 讓目標清晰、妥善的任務與精力管理
▷ 透過覆盤與反思再產生行動，萃取知識、讓成長可視化
- 過去的行銷部門未建置完善的文檔與規範，導致經驗不可傳遞，在接手初期與各部門協作溝通上都有大問題
待改善方向：
▷ 累積工作中的經驗與知識
▷ 建立文檔、部門需求溝通架構、流程標準化
- 目前與外部合作公司彼此認知差異過大，時間上無法配合、成果達不到預期
待改善方向：
▷ 把協作相關規範建立清楚、明確時間限制、定期追蹤執行狀況
- 考量未來可能加入的合作夥伴狀況未知
預設系統建置方向：
▷ 盡可能讓協作系統操作直覺、容易上手，減少協作初期的摩擦力
▷ 透過實際紀錄每項任務的花費時間，設計合理的工作時間規範
▷ 文檔建置顆粒度需細緻、精準提供資源（任務關聯資訊收集箱）、降低錯誤率
此為初始構想，實際使用後的調整可以參考 How 的資料庫說明
（How）如何產出這套知識系統？
我以原本的 PAI 系統為架構，直接從零開始搭建自己的系統
****修改模板頁面使用，從自己的角度重新理解使用方式，讓流程更貼近個人使用習慣
- 頁面說明
為了讓自己做每一件事情都更專注，我打造了 5 個情境入口，希望讓系統頁面乾淨
- 行銷團隊工作區：主要頁面，擺放專案項目與狀態看板（
Filter正在執行中與即將截止的任務與培訓資訊）
提醒工作前第一件事是確認目標、確認任務排程狀況是否都在進度上
- 任務執行：開始工作任務時的專注頁面，並區分出例行任務與行動任務，依照優先順序及當天狀況進行工作時間排程
例行任務 是固定需執行的優先保護起來（通常當天可完成無需額外做紀錄）
行動任務 則為附屬在專案底下的任務可滾動調整（需紀錄的事項通常較多）
增設一個 工作時間計算區 可以在這個區塊安排好當日與隔日行程，計算並留存任務實際執行的時數，方便後續覆盤
- 知識萃取：為了不讓覆盤的內容放在頁面內被遺忘，我將專案與任務的覆盤內容合併，並直接拉出一個獨立的覆盤資料庫，方便後續回顧與查找
這個頁面主要是存放覆盤與反思，依照下方三個覆盤時機區分檢視，確保知識與經驗都被萃取，形成後續可取用的資源
▷ 任務執行完 → 寫下遇到的問題、如何解決、學習點、下一次如何更好
▷ 當月覆盤 → 檢視當月紀錄下的問題，確認是否有問題重複發生、有無可輸出成文檔的內容，排入隔月任務
▷ 專案結束覆盤 → 完成專案頁面模板內容填寫，包含時間分配、成果差距、下一步優化與需捨棄的項目
- 資訊收集：存放外部資訊的頁面，為了查找方便，主要會依照內容領域做分類，月底覆盤階段也可到此頁面檢視是否有可安排輸出的知識內容
- 文檔管理：目前把資料庫本體藏在這，未來預計放入行銷工作的各項 SOP 與可重複利用的文檔、圖片資源庫等等（有餘力再開工😆）
- 資料庫說明
為了貼近實際使用狀況，我調整了每個資料庫的使用，盡可能讓彼此相互關聯，透過以不同情境下設計檢視方式，讓資料方便查找、取用，
並運用
Rollup 讓同樣的事情不用重複做，流程的自動化減低額外使用工具的摩擦力
- 專案項目：頁面模板設定好行動任務與覆盤反思的資料庫檢視與
Filter，開啟專案可以同步在頁面內安排行動任務，會自動關聯專案，
確認專案進度與回顧執行狀況時點開頁面就可以觀看全部相關資料
- 行動任務：主要附屬在專案項目底下，頁面模板內放入行動執行筆記及覆盤資料庫，完成一項任務時可以到頁面內回顧執行狀況並進行反思
- 例行任務：為非專案底下的常態任務（例如：每個月課表更新、每週確認廣告狀況等），若有當日臨時加入的小任務（當天就可以完成不需追蹤的）也可以放入這個資料庫，此資料庫無需紀錄沒有製作模板，唯獨有關聯到工作時間計算資料庫，記錄下每次執行的時間，可以觀察類似任務的執行速度上是否有成長
- 覆盤與反思：經驗萃取的工具，主要附屬在行動任務底下，為了能方便查找以及可以一次檢視多個任務執行狀況，我將覆盤直接做成資料庫，標題設定為解決的問題（也可以是一句話總結），透過標題就可以大概知道內容是哪些，再透過內容領域做分類，儘量讓查找資料更直覺
- 資訊收集：收集外部資訊的資料庫，以「實際可用上的資訊」為原則
收集時機：執行任務遇到問題時搜尋的資料、日常補充知識
取用時機：執行任務卡住時來查閱資料、發派任務時提供給執行人員參考
收藏後依內容進行知識萃取三階段：
寫下啟發、實際運用、完成輸出
- 培訓 & 工作坊追蹤：瑜珈的培訓及工作坊佔據最大部分行銷工作時數，原本是使用 Excel 紀錄，直接合併進來就不用跳來跳去，
未來會再放上報名狀況連結及圖庫，方便全部工作都在這個頁面可以完成
- 工作時間計算：關聯到行動任務與例行任務，可以依照每項任務預計花費時間安排當日與隔日行程，一個任務是一筆資料，用來計算任務花費時間
任務開始執行與結束皆需點擊對應的
Button，完成後會自動計算花費時間並直接匯總到對應的任務資料庫，Checkbox 勾選完成會直接連動例行任務資料庫
- 原本有設計任務皆有預計花費時間及實際花費時間，經過一天實際工作使用測試，發現我目前的工作狀況容易被急迫的臨時任務打斷，時間會被拆分，以及大部分任務屬於追蹤事項，要每個任務都計算時間是比較難執行的，所以改以工作時間計算資料庫的方式，初期可以“只計算明確想記錄下時間的任務”減少使用的摩擦力，待慢慢上手再迭代系統
（What）如果你現在要向別人說明這個系統的使用流程步驟，你會怎麼做？
- 工作前一天：進入主頁面 行銷團隊工作區 查看目前專案進度與各項任務執行狀態，
接著進入 任務執行 頁面最下方工作時間計算區塊，先安排好隔日任務（新增標題的日期與關聯任務資料庫）
- 工作前 10-15 分鐘：同上瀏覽主頁面 行銷團隊工作區 確認進度（若前一日已安排好任務則可以直接進入 任務執行 頁面）
- 工作開始：依照安排好的任務開始執行，記得按下任務開始的
Button，一項任務結束後記得按下任務結束 Button
（中途有臨時任務打斷可以先按結束，重新開始時再建立一筆資料，待完成後自行加總時間）
工作中的臨時任務若為當天可完成直接新增到例行任務資料庫
（任務執行 頁面內的例行任務資料庫檢視已篩選好為當日任務，若當日未完成記得開啟資料庫移動至下個工作日，當天會自動出現就不怕忘記）
執行中有卡住時可以到 資訊收集 頁面找尋相關資訊，若無則將新搜尋到的資訊放入資訊收集資料庫並關聯至任務，有時間再完成知識萃取三階段，方便後續使用
- 工作結束前：確認當日任務是否皆已完成並記錄下時間，有完成的行動任務，可至頁面內寫下筆記與覆盤，有餘裕先安排好隔日任務
- 有專案結束或月底：進入 知識萃取 頁面瀏覽任務的覆盤紀錄，並進行專案覆盤或月覆盤萃取經驗
第二次迭代
[可將二次迭代的紀錄新增在此處]